„Wir brauchen weiterhin einen starken Zusammenhalt und Orte der Begegnung und der Gemeinsamkeit, das ist unser USP im Kern der Organisation.“
Geschäftsbericht 2021
Menschen
Lebenswertes Arbeiten bei Soennecken
Gemeinsam das „New Normal“ gestalten
Nach mehr als anderthalb Jahren Homeoffice, stark eingeschränktem Bürobetrieb und einiger Improvisation in der Zusammenarbeit war es im Sommer 2021 an der Zeit, ein Arbeitsmodell für die Zeit „nach Corona“ zu entwickeln. Unsere Standorte sollten wieder zu einem Ort der persönlichen Begegnung und des abteilungsübergreifenden Arbeitens werden. Es galt, gemeinsam ein „New Normal“ zu gestalten, das eine gute und professionelle Zusammenarbeit in allen Bereichen ermöglicht und gleichzeitig die Arbeit bei Soennecken für alle dauerhaft lebenswert macht.
Konzept definiert Erfolgsfaktoren
Auf Basis eines Team-Workshops und einer Umfrage entstand schließlich ein Zurück-ins-Büro-Konzept, das zum einen die Erfolgsfaktoren für ein hybrides Arbeiten 2.0 definiert, zum anderen aber auch eine Komponente enthält, die das Arbeiten unter pandemischen Bedingungen regelt. Denn uns war es wichtig, jederzeit kurzfristig Anpassungen vornehmen zu können, falls der Gesundheitsschutz dies erfordert. Ein weiterer Ansatz war: Aus dem alten und den neuen Arbeiten sollte jeweils das Beste mitgenommen werden ins „New Normal“ bei Soennecken.
Hybrides Arbeiten 2.0
Wohlbefinden und Produktivität im Einklang
Für unser hybrides Arbeiten 2.0 beinhaltet das Konzept Rahmenbedingungen und Empfehlungen, die Transparenz in die neuen Gegebenheiten bringen und unser Miteinander unterstützen. Es gibt Orientierung im gemeinsamen neuen Arbeiten, reaktiviert Beziehungen und intensiviert die Zusammenarbeit. Es schafft Gleichberechtigung in der Organisation, bringt Arbeitnehmer- und Arbeitgeberinteressen in Einklang und berücksichtigt dabei persönliche Lebenssituationen. Und schließlich fördert es das digitale und analoge Arbeiten so, dass es effizient und zielführend ist.
„Die Herausforderung beim hybriden Arbeiten ist, nah an den Mitarbeitenden zu bleiben. Dafür haben wir in den letzten beiden Jahren viele gute Rituale entwickelt, an denen wir festhalten werden.“
Wann Homeoffice und wann Präsenz?
Eine der Kernaufgaben war es zu definieren, wann das Arbeiten in Präsenz zu bevorzugen ist und welche Tätigkeiten ebenso ins Homeoffice verlagert werden können. Gemeinsam kamen wir zu dem Ergebnis, dass das Büro der richtige Ort ist für kreatives Arbeiten, Workshops, Teammeetings, fachübergreifendes Arbeiten, Erarbeitung von Konzepten, dialogische Arbeit und Feedbackrunden im Team. Das Homeoffice eignet sich gut für die Bearbeitung von Inhalten, für die Konzentration benötigt wird, für Routinetätigkeiten oder auch für die Durchführung von Abstimmungen in Kleingruppen.
Optimale Arbeitsbedingungen im Homeoffice
Zuhause müssen die Mitarbeitenden optimale Bedingungen für ein gesundes und effizientes Arbeiten vorfinden. Auch das regelt unser „Zurück ins Büro“-Konzept. So soll jede und jeder darauf achten, sich regelmäßig zu bewegen, Pausen einzulegen und Videokonferenzen zeitlich zu begrenzen. Der heimische Arbeitsplatz wird von Soennecken professionell ausgestattet und es gibt Tipps für das richtige Setting. Die Arbeitszeit kann bei Bedarf flexibel eingeteilt werden: Muss die Arbeit einmal für eine längere Zeit unterbrochen werden, kann man sie später oder samstags nachholen – natürlich immer unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes.
Vor Ort arbeiten lohnt sich – und macht Spaß!
Startschuss für die Umsetzung unseres neuen Arbeitsmodells war der 30. August 2021. Damit die Mitarbeitenden sich auf die Rückkehr ins Büro freuen und sehen, dass sich das Vor-Ort-Arbeiten wieder lohnt, haben wir zahlreiche Maßnahmen erarbeitet, darunter ein Sommerfest, ein befristetes kostenloses Essensangebot, gemeinsame Sportaktivitäten, eine Umgestaltung der Konferenzräume und den „Friedrichs-Freitag“ – ein neues Format, das je nach pandemischer Lage in Präsenz oder hybrid stattfindet.
Friedrichs Freitag
Der Spirit Friedrich Soenneckens
Der „Friedrichs-Freitag“ ist inspiriert vom Geist unseres Firmengründers, des Erfinders und Innovators Friedrich Soennecken. Unsere Überzeugung: Für gute Ideen und ein crossfunktionales Zusammenarbeiten ist der persönliche Austausch und das Vorstellen von Konzepten die beste Basis.
Unser erster "Friedrichs Freitag"
In diesem Sinn setzen wir den „Friedrichs Freitag“ um: Jede und jeder Mitarbeitende präsentiert Wissen aus einem Spezialgebiet, bereitet interessante Informationen auf oder stellt neue Trends vor. Der erste „Friedrichs-Freitag“ fand am 8. Oktober 2021 statt und stieß auf sehr positive Resonanz. Seitdem kommen wir regelmäßig zu Inspiration und Austausch zusammen.
Motivieren und befähigen
Um alle Mitarbeitenden auf unserem Weg mitzunehmen, mussten wir aber nicht nur die nötigen Rahmenbedingungen schaffen. Ergänzend haben wir die hybride Arbeit auch mit Personalentwicklungsmaßnahmen flankiert: Es gab Achtsamkeitstrainings, eine Trainingsreihe „Positive Psychologie“, die Module zu Selbstführung, Empathie, positive Kommunikation und Führen auf Distanz enthielt sowie ein eigenes Training zur hybriden Mitarbeiterführung. So stellen wir sicher, dass auch die innere Motivation und Befähigung aller gewährleistet ist.
Den Horizont erweitern, die Transformation unterstützen
Aber auch im Umgang mit Teams, Padlet & Co. wollten wir noch mehr Sicherheit geben und haben dazu technische Schulungen angeboten, die rege genutzt wurden. Passend zur neuen hybriden Arbeitswelt bei Soennecken ist unser neues E-Learning-Angebot „GoodHabitz“. Über die Plattform haben Mitarbeitende Gelegenheit, sich eigeninitiativ weiterzubilden und dadurch die digitale Transformation der Soennecken aktiv zu unterstützen. GoodHabitz umfasst über 100 Kurse, das Angebot wird regelmäßig aktualisiert. Feedbacks aus dem Teams dienen der Erfolgskontrolle. Wie sich unser neues Arbeitsmodell entwickelt und wie es angenommen wird, beobachten wir laufend und justieren bei Bedarf nach – immer in Abstimmung mit dem gesamten Soennecken-Team und immer in Hinblick auf unser Ziel, Arbeit lebenswert zu gestalten.
„Mitarbeitende weiterzuentwickeln, zählt zu den wichtigsten Maßnahmen, um neue Formen der Zusammenarbeit bei Soennecken zu verankern und erfolgreich zu machen.“
Im Gespräch
Hybrides Einarbeiten – wie geht das?
Katja Kußmann, Teamleiterin Einkauf Supplies & Technik sowie Betriebs- und Büroausstattung, und Felix Peekhaus, Projektmanager Vertriebssteuerung haben beide im Coronajahr 2021 Ihren Job bei Soennecken angetreten. Im gemeinsamen Interview sprachen sie über Vorurteile, Herausforderungen und die Integration im Team.
War der Start Corona-bedingt für Sie erschwert?
Katja Kußmann: Das habe ich nicht so empfunden. Das war seitens Soennecken alles sehr gut vorbereitet. An meinem ersten Arbeitstag am 16. Februar 2021 war ich in Overath vor Ort und habe alles an die Hand bekommen, was ich brauche: ein Handbuch über Soennecken, meinen Einlasschip und die gesamte technische Ausstattung inklusive Laptop, das auch sofort eingerichtet wurde. Ich konnte mittags bereits anfangen zu arbeiten. Ich war auch danach viel im Büro, die Regeln waren zu der Zeit noch nicht so streng.
Felix Peekhaus: Ich habe am 1. Juli angefangen, als es kaum Corona-bedingte Einschränkungen gab. Dadurch konnte ich mich die ersten zweieinhalb Monate vor Ort einarbeiten und meine Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen persönlich kennenlernen. Das war sehr gut, denn es ist doch wesentlich leichter, mal eben etwas über den Schreibtisch hinweg zu fragen, als gleich einen Teams-Call aufzumachen. Etwas ungewohnt war nur das erste Vorstellungsgespräch, das online stattgefunden hat. Es war zwar ganz locker, aber den ersten Eindruck von einem Unternehmen digital zu gewinnen, war schon speziell.
Katja Kußmann, Teamleiterin Einkauf Supplies & Technik sowie Betriebs- und Büroausstattung
War es nachteilig für Sie, durch die nächste Corona-Welle wieder aus dem neuen Arbeitsumfeld gerissen zu werden?
Felix Peekhaus: Tatsächlich hofft man, dass die anderen sich nicht fragen „Was macht der eigentlich den ganzen Tag im Homeoffice?“ (lacht) Einfach, weil sie einen ja noch nicht so gut kennen, und auch nicht alle Aufgaben oder die Arbeitsweise. Aber diese Bedenken waren völlig unbegründet. Ich hatte mich in der Anfangszeit bereits gut vernetzt und fühlte mich akzeptiert.
Katja Kußmann: Für mich als Teamleiterin war es sehr wichtig, dass ich eine gute Beziehung zu meinem Team aufbaue und halte. Anfangs in Präsenz war das kein Problem, aber als die Inzidenzzahlen wieder stiegen, konnten wir uns unter den strengeren Abstands- und Hygieneregeln in einem siebenköpfigen Team nicht mehr vor Ort treffen. Wir haben tägliche digitale Warm-up-Meetings durchgeführt, das war sehr gut für die Teamarbeit und das Zusammengehörigkeitsgefühl.
Felix Peekhaus, Projektmanager Vertriebssteuerung
Wie haben sich in dieser Zeit die Beziehungen zu Kolleginnen und Kollegen entwickelt?
Felix Peekhaus: Das sehr gute Verhältnis war ja von Anfang an da und hat sich nicht geändert oder abgekühlt, als wir dann alle im Homeoffice saßen. Allerdings habe ich über Teams manchmal auch Kolleginnen und Kollegen zum ersten Mal gesehen. Wenn ich die dann anschließend im Büro mit Maske getroffen habe, musste ich überlegen, ob ich die Person kenne oder nicht. Das machte Gespräche dann manchmal schwierig.
Katja Kußmann: Ich habe ja den Vorteil, dass ich von 1999 bis 2006 schon mal bei der Soennecken beschäftigt war und somit Rückkehrerin bin. Ich habe dann gleich einer Kollegin gegenübergesessen, die ich von früher kannte. Aber auch zu für mich neuen Kolleginnen und Kollegen konnte ich gut Kontakt aufbauen. Was allerdings fehlt, ist die soziale Komponente. Wenn es mal was zu feiern gibt wie einen Geburtstag oder ein Dienstjubiläum, ist das im persönlichen Kontakt natürlich was ganz anderes. Diese Begegnungen sind völlig weggefallen – ebenso wie das spontane Gespräch zwischen Tür und Angel.
Felix Peekhaus: Was in Sachen Beziehungsaufbau zum Team und zum Unternehmen super unterstützt, ist unser SoNet, das Intranet von Soennecken. Das ist immer aktuell, wird sehr gepflegt und ist total lebendig. Das ist schon so etwas wie der digitale Flurfunk bei Soennecken.
Katja Kußmann: Was mir persönlich sehr dabei geholfen hat, eine Bindung zum Unternehmen und auch zur Geschäftsführung zu bekommen, waren die monatlichen Videos von Dr. Erdmann, in denen er uns in Zeiten der Kontaktbeschränkungen mit Informationen zum Unternehmen versorgt und über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten hat. Das finde ich nicht selbstverständlich, das hat mir sehr gefallen.
WANTED!
Soennecken „Vor-Ort-Helden“ des Jahres 2021
Die Pandemie hat viele Heldinnen und Helden hervorgebracht – auch bei Soennecken. Für einige von ihnen gab es kein Homeoffice, sie mussten „den Laden am Laufen halten“ und waren deshalb immer vor Ort.
Lockdown, Kontaktbeschränkungen, Hygienemaßnahmen – wer einen Job hat, für den man ins Unternehmen kommen muss, stand in 2021 vor besonderen Herausforderungen. Unter Corona-Bedingungen musste der Empfang besetzt sein, die Post entgegengenommen und verteilt, die Menschen bekocht, das Gebäude betrieben und der Nachwuchs betreut werden. Wer das für uns alle gemacht? Zum Beispiel …
Alltagsheldinnen 2021
Tagesmütter und die große Flut
Wie wertvoll eine liebevolle Kinderbetreuung ist, wussten die Väter und Mütter des Soennecken-Teams auch schon vor Corona. Diese Arbeit leisten die Tagesmütter der Soennecken-Kindertagespflege „kleine Agger-Piraten“ Nicole Peters-Lurz, Nadine Lamsfuß und Karolina Eggert jeden Werktag in Räumlichkeiten der Soennecken eG in Overath/Vilkerath und ermöglichen den Eltern damit eine ruhige Homeoffice-Umgebung oder den Gang ins Büro. Leider wurde die Nähe der KiTa zur Agger den Räumlichkeiten zum Verhängnis:
Das große August-Hochwasser überflutete die Kindertagespflege. Zum Glück kam niemand zu Schaden und im Bürogebäude der Soennecken war für die kleinen Agger-Piraten schnell ein Übergangshafen gefunden. Die ganze Organisation zu stemmen und mit Blick auf die Kinder immer Ruhe auszustrahlen, war die Heldentat unserer Tagesmütter im vergangenen Jahr. Anfang Januar konnten die Seeräuber die frisch renovierten Räume entern und die Agger wieder unsicher machen. In unserer Bildergalerie blicken wir zurück auf bewegte Monate.
