Hat der Geschäftsbrief auf Papier ausgedient?

Sie ist rückgängig, aber es gibt immer noch genügend Gründe für gedruckte Kommunikation. Die passende Wahl von Briefpapier und Umschlag dient nicht nur dem sicheren Versand, sondern ist auch Unterscheidungsmerkmal im Wettbewerb.

Über Jahrhunderte war der Geschäftsbrief auf Papier das wesentliche Medium der geschäftlichen Korrespondenz. Mit der Digitalisierung ist das Aufkommen der geschäftlichen Kommunikation durch E-Mails, aber auch Systeme wie elektronische Rechnungsabwicklung, stark geschrumpft – bedeutungslos ist das Papier jedoch nicht geworden.

Gründe für den Versand im Umschlag sind:

• Der Empfänger hat keine Email-Adresse oder möchte sie nicht nutzen.
• Der Versand auf Papier ist rechtlich vorgeschrieben, zum Beispiel wegen einer Original-Unterschrift oder bei Urkunden.
• Es geht um sensible Daten wie zum Beispiel Passwörter.
• Sie wollen mehr als Worte versenden, zum Beispiel Produktproben oder Datenträger.
• Sie versprechen sich eine höhere Aufmerksamkeit, zum Beispiel gedruckter Werbeflyer statt Newsletter per E-Mail.
• Sie sehen eine höhere Akzeptanz in der Verwendung, zum Beispiel bei Katalogen.
• Sie möchten ihre Nachricht durch Haptik und Optik persönlicher wirken lassen.

Jede Sendung auf dem Postwege benötigt einen Umschlag. Diese „Verpackung“ hat zwei Funktionen: Zum einen sagt sie etwas über die Sendung und das Unternehmen aus, zum anderen sorgt sie dafür, dass die Sendung unbeschadet, auf schnellstem Wege und/oder mit den geringsten Kosten beim Empfänger ankommt.

Welches Papier für welche Sendung?

• Wenn Sie Aufmerksamkeit erregen möchten: Wählen Sie Umschläge in außergewöhnlichem Format oder auffallender Farbe. Passen Sie dabei das Papier dem Inhalt an: Eine Einladung oder ein Werbeschreiben darf in einem farbigen oder mit Motiv versehenen Umschlag daherkommen, eine Rechnung gehört nach wie vor in einen schlichten, genormten Umschlag.
• Wenn Sie einen Wiedererkennungseffekt für Ihr Unternehmen erzeugen wollen: Berücksichtigen Sie Ihr Corporate Design. Wählen Sie das Briefpapier, das Ihrer Firmenphilosophie am nächsten kommt. Ihr Logo oder Slogan auf dem Umschlag lassen Sie als Absender auf den ersten Blick erkennen.
• Wenn Sie eine besondere Qualität symbolisieren wollen: Investieren Sie für besonders wichtige oder sehr persönliche Briefe in hochwertiges Briefpapier. Es lohnt sich: Allein durch die Haptik wird Ihr Schreiben als etwas Besonders gelesen werden und Sie erzeugen deutlich mehr Eindruck.

Wie ist meine Sendung sicher verpackt?

• Kleine Gegenstände oder Waren wie USB-Sticks, Speicherkarten oder andere empfindliche Inhalte gehören in Luftpolstertaschen oder stabile Versandtaschen aus Pappe. Dafür gibt es unterschiedlich genormte Kuverts und Versandtaschen sowie Spezialgrößen, zum Beispiel für CDs. So ist die Ware geschützt und läuft sicher durch die maschinelle Bearbeitung in den Versandzentren.
• Kuverts mit verstärkter Rückwand schützen Dokumente vor Knicken – insbesondere relevant bei Dokumenten in DIN A 4.
• Kontrollieren Sie vor dem Versand, ob der Umschlag richtig klebt. Bei größeren oder dickeren Sendungen sichern Sie ihn besser zusätzlich mit einem Streifen Klebeband.

Tipp: Der Schreibwaren-Fachhandel bietet eine Fülle an unterschiedlichen Briefpapieren und Umschlägen an. Sie erhalten hier nicht nur für jeden Inhalt und jede gewünschte Wirkung mehrere Alternativen, sondern auch Packaging-Produkte, mit denen Ihre Sendung sicher ankommt.