300 Händler, ein gemeinsames Shopsystem
Der 13. Dezember 2022 war für die Business Unit IT Lösungen ein besonderer Tag: Der erste Onlineshop ging als Pilot des "Shops der Zukunft" in den Live-Betrieb.
Es war der Startschuss für eine anspruchsvolle Phase im aktuellen Soennecken Großprojekt, in der rund 300 Mitglieder von drei alten Shopsystemen auf eine neue sowohl B2B- als auch B2C-fähige Plattform umgezogen werden.
Modularer Aufbau ermöglicht flexible Nutzung
Der neue Shop ist eine echte Genossenschaftslösung, denn er bietet eine gemeinsame technische Basis mit einer gemeinsamen Stammdatendatenverwaltung. Gleichzeitig sind die Funktionen so modular aufgebaut, dass die Mitglieder das Shopsystem je nach Geschäftsmodell und vertrieblicher Ausrichtung flexibel nutzen können. Redaktionelle Inhalte stellen wir bei Soennecken suchmaschinenoptimiert bereit, Händler können diese dann passend zu ihren Anforderungen buchen. Alternativ können Mitglieder auch eigene Inhalte erstellen.
Zentrale Bereitstellung von Artikeldaten
Bei der Entwicklung des neuen Shopsystems haben wir besonderen Wert auf ein effizientes Stammdatenmanagement gelegt. Unser Ansatz: Wir stellen zentral Artikeldaten und Preise bereit und jeder Händler kann darauf zugreifen und sie in seinem Shop nutzen. Die Artikeldaten wurden so angelegt, dass Händler nun auch rechtssicher an private Endkunden verkaufen können. Das macht das neue Shopsystem B2C-fähig und bietet unseren Mitgliedern zusätzliche Optionen. Weil im Endkundengeschäft die Auffindbarkeit des Shops im Netz ein wichtiger Erfolgsfaktor ist, unterstützen wir zudem mit einer Optimierung des Shops für die Suchmaschine Google.
Was macht das Soennecken Shop-Projekt aus Ihrer Sicht besonders anspruchsvoll?
Anspruchsvoll ist auf jeden Fall die Kommunikation. Denn es ist wichtig, die richtigen Personen zur richtigen Zeit zu informieren und umgekehrt auch, nötige Informationen zu erhalten, wenn man sie braucht. Da greifen einfach viele Rädchen ineinander, die sich gleichzeitig drehen müssen. Kniffelig ist es zudem zu entscheiden, in welcher Reihenfolge Funktionen umgesetzt werden – sprich: Welche Features sind die wichtigsten, um die Migration voranzubringen und welche sind Mehrwerte, die auch später noch ergänzt werden können. In technischer Hinsicht ist die Konsolidierung der Daten besonders anspruchsvoll.
Da geht es ja um riesige Datenmengen. Wie schaffen Sie es, Licht in den Dschungel zu bringen?
Mit Intershop haben wir uns bewusst für ein System entschieden, mit dem wir der Datenmengen Herr werden. Wir haben damit nur noch eine gemeinsame Plattform für alle Produkte, die wir als zentrale Instanz unseren Mitgliedern zur Verfügung stellen. Zuvor müssen wir natürlich zunächst die Daten unserer Mitglieder ins System einlesen, mit unseren abgleichen und Duplikate entfernen. Das geschieht automatisiert und permanent. So werden wir am Ende nicht mehr 54 Millionen Artikeldaten haben, sondern nur so viele, wie es auch tatsächlich Artikel gibt. Das wird am Ende nur ein Bruchteil davon sein. Händlereigene Daten und Artikeldaten von Drittanbietern werden natürlich beibehalten, die ziehen dann in den individuellen Shop.
Rund 300 Händler sollen auf das neue Shopsystem migriert werden. Wie wird so ein Massenumzug organisiert?
Nachdem wir die ersten fünf Händler einzeln umgezogen haben, beginnen wir jetzt mit dem Umzug in Wellen. Zunächst ziehen jetzt die nächsten fünf Händler gleichzeitig um, die folgenden beiden Wellen werden rund 20 Händler umfassen. Man muss sich in so einem Prozess inkrementell annähern, also schrittweise und aufeinander aufbauend. Das bedeutet für unseren Shop: Am Anfang steht die „Klickarbeit“, da wird viel manuell gemacht. Hierbei sammelt man Erfahrungen, und entscheidet dann, was wann wie automatisiert wird, so dass wir immer größere Gruppen und immer komplexere Shops gleichzeitig migrieren können. Das Ganze wird uns in diesem Jahr noch gut beschäftigen. Für mich ist das Shop-Projekt das größte, das ich bei Soennecken je betreut habe. Und ich bin jetzt seit neuneinhalb Jahren hier.
Jakob Schultheis, Solution Architect zu Massenumzügen und Datenbergen
Gestatten: unser Pilot
Die bi-markt Bürobedarfsgesellschaft mbH & Co. KG aus Osnabrück war einer der ersten Händler, die auf die neue Shop-Plattform umgezogen sind. Wir haben Geschäftsführerin Carla Gundlach gebeten, uns ihre Erfahrungen zu schildern.
Als uns Soennecken gefragt hat, ob wir als Pilothändler dabei sein wollen, haben wir gleich zugesagt. Wir sind als Soennecken-Mitglied sehr engagiert und beim Ausprobieren neuer Dinge gerne dabei. Wir haben auch keine Angst davor, dass es am Anfang mal technische Probleme geben kann. Das ist normal in so komplexen Projekten. Technisch gesehen war es für Soennecken gut, uns als Piloten gewinnen zu können, denn wir arbeiten mit allen drei von der Umstellung betroffenen Systemen. Der Umzug selbst war dadurch und durch das Zusammenspiel verschiedener Dienstleister recht anspruchsvoll. Aber es wurde jederzeit schnell reagiert, wenn sich eine neue Herausforderung auftat. Gut lief auch das Onboarding unserer Mitarbeiter. Im Rahmen der Prüfung und Abnahme des neuen Systems gab es eine Einweisung in das Frontend, später eine weitere Schulung des Backends zur Verwaltung von Kunden, Bestellungen und anderen Daten.
In der Praxis hat der neue Shop für uns viele Vorteile. Wir können damit unsere Leistungen sowohl an geschäftliche als auch an private Kundengruppen adressieren, haben ein aufgeräumtes System, das auf allen Endgeräten funktioniert und gewinnen durch ein deutlich vereinfachtes Stammdatenmanagement Zeit, die wir für eine intensivere Betreuung unserer Kunden nutzen können. Ganz fertig sind wir mit dem Umzug noch nicht. In der zweiten Jahreshälfte 2023 ist noch die Ablösung des geschlossenen Shopsystems für Ausschreibungskunden vorgesehen. Außerdem planen wir, die eigene Website irgendwann einzustellen und die Inhalte auf die neue Shop-Plattform zu übertragen. Unser Fazit: Als einer der Piloten als erstes das Ruder in die Hand zu nehmen, war eine spannende Erfahrung und hat sich gelohnt!