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Fleetmanagemet – Toner, Papier und Co. einfach organisieren.

Über das Internet der Dinge wird viel gesprochen. Bei Druckern, Kopierern und Multifunktionssystemen ist es längst gelebte Realität – und hilft, Zeit, Ressourcen und Geld zu sparen.

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Wer über eine ganze Flotte von Outputsystemen verfügt, kennt das Problem oder kann es zumindest nachvollziehen: Je mehr Geräte ein Unternehmen hat, desto schwieriger wird es, einen Überblick über sie zu behalten. Wann ist die nächste Wartung fällig? Steht genug Toner bereit? Welches System wird wie oft genutzt? Sind die Geräte tatsächlich ausgelastet? Werden im Unternehmen nicht viel zu viele Dokumente ausgedruckt?

Wer sich um all das selbst kümmern muss, investiert eine Menge Zeit. Das beginnt bei der Bestellung von Toner – womöglich bestellt jede Abteilung einzeln – und hört bei der Auswertung von Statistiken für jedes einzelne Gerät noch lange nicht auf. Durch die Lagerung von Verbrauchsmaterial wird zudem Kapital gebunden. Und weil es ohne Gesamtübersicht schwer fällt, die Nutzung aller Geräte im Auge zu behalten, fallen Kosten an, die leicht zu verhindern wären.

All diese Probleme lassen sich durch den Einsatz von Software lösen, die die gesamte Geräteflotte stets im Griff hat und das leistet, was man gemeinhin als „Fleetmanagement“ bezeichnet. Wie im Internet der Dinge üblich, sind die Systeme im Netzwerk in der Lage, mit der Software „zu kommunizieren“. Hat ein Drucker etwa zu wenig Toner, erhält der für die Betreuung zuständige Händler automatisch diese Information. Das funktioniert unter anderem auch für Wartung und Störungen. Geräte, die ungenutzt herumstehen, weil ein Ersatzteil fehlt, gehören also der Vergangenheit an.

„Die Zeit- und Kostenersparnis durchs Fleetmanagement ist enorm“, berichtet Andre Bergmann, Leitung EDV & Organisation bei der Böcker Maschinenwerke GmbH. Sein Unternehmen hat sich vor zwei Jahren für die Technologie entschieden. „Seitdem haben wir deutlich mehr Ressourcen für Aufgaben frei, die nicht durch eine Software erledigt werden können und mittel- bis langfristig deutlich wichtiger sind als Tonerbestellungen.“

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Signifikant ist auch der positive Einfluss des Fleetmanagements auf der Kostenseite. „Wir bekommen Toner genau dann, wenn wir ihn brauchen, und müssen ihn nicht mehr auf Vorrat kaufen und lagern“, erklärt Andre Bergmann. Durch maßgeschneiderte Paper-Output-Konzepte werden zudem Druck- und Betriebskosten gesenkt: Der Ausdruck von Dokumenten wird von zentraler Stelle ausgelöst, und zwar genau dort, wo das jeweilige Dokument auch tatsächlich gebraucht wird. Weitere Vorteile sind das Zählermanagement – alle Zählerstände innerhalb eines Netzwerkes werden permanent erfasst – und die Möglichkeit, spezielle Reports mit Daten aus der Print-Out-Infrastruktur anzufordern: Nur wer weiß, was in einem Netzwerk vor sich geht (und sich von seinem Fachhändler gegebenenfalls beraten lässt), kann es auch optimieren – und eine Menge Geld sparen.

Die Zeit- und Kostenersparnis durchs Fleetmanagement ist enorm

Damit dies alles reibungslos funktioniert, muss die technische Seite ebenso stimmen wie die Dienstleistungs- und Beratungsqualität des Fachhändlers, mit dem ein Wartungsvertrag abgeschlossen wurde. Exzellente Problemlöser und alles was Sie zum Thema Fleetmanagement wissen müssen, finden Sie hier in ihrer Nähe.