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Digitalisierung des Büros – der effiziente Umgang mit Dokumenten und Informationen

Die Anforderungen an die Arbeitswelt wachsen stetig: Immer mehr Informationen und Daten müssen verarbeitet und immer mehr Dokumente müssen digitalisiert werden. Um diese Arbeitsprozesse möglichst schlank und effizient zu gestalten, suchen viele Unternehmen nach optimalen Lösungen zur digitalen Dokumentenverwaltung.

 Digitalisierung des Büros – der effiziente Umgang mit Dokumenten und Informationen

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht die digitale Erfassung, Indexierung und Suche von Daten auf Ihrem System. Papierdokumente werden mit Hilfe von Scan- oder Multifunktionssystemen digitalisiert und in einem Archivsystem abgelegt. Dabei wird durch die automatische Konvertierung der analogen Dokumente in ein digitales Format die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleistet.

Jederzeit Zugriff auf Daten

Die digitale Dokumentenverwaltung bildet die Grundlage dafür, dass immer und überall alle am Informationsprozess Beteiligten Zugriff auf die Informationen haben. Dabei ermöglicht eine OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) die Durchsuchbarkeit digitaler Dokumente oder archivierten Informationen und kann auch zur automatischen Indexierung verwendet werden.

 Digitalisierung des Büros – der effiziente Umgang mit Dokumenten und Informationen
 Digitalisierung des Büros – der effiziente Umgang mit Dokumenten und Informationen

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Teilbereich des Enterprise Content Management (ECM). Beim ECM werden zusätzlich zur digitalen Dokumentenverwaltung übergeordnete Bereiche wie Workflow- und Prozess-Management unterstützt.

Mark Bergemann, Verkaufsleiter bei der Hennecke GmbH in Itzehoe, vermarktet Dokumentmanagementsysteme bereits sehr erfolgreich: “Für viele unserer kleinen und mittelständischen Kunden ist DMS für ein papierarmes Büro unerlässlich geworden.

Die Software ermöglicht eine immense Arbeitsprozessoptimierung durch die einfache und schnelle digitale Dokumentenverwaltung sowie die zielgerichtete Weiterverarbeitung der Informationen. Diese Software wird mittlerweile nicht nur bei Unternehmen, sondern auch Privatkunden für das papierarme Büro zu Hause eingesetzt.“

Sie möchten sich über das Dokumentenmanagementsystem (DMS) informieren? Dann finden Sie hier einen Händler in Ihrer Nähe. Einfach Drucken und Kopieren filtern und los geht´s!