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Daten aus dem Müll

Stefan Klauser aus München staunte sich nicht schlecht, als ihn ein Nachbar im Hausflur auf seinen aktuell abgeschlossenen Bank-Kredit ansprach. 

„Wahrscheinlich hat mein Nachbar die Unterlagen im Altpapier gefunden. Die Tonne ist immer sehr voll, so dass wohl versehentlich etwa Papiermüll aus der überfüllten Mülltonne gefallen war. Die hätte ich wohl vorher besser in den Aktenvernichter gesteckt“, mutmaßte Herr Klauser. So wie Herrn Klauser geht es vielen: Kontoauszüge, veraltete Unterlagen, alte EC-Karten landen unbedacht im Hausmüll – bedenkliche Daten manchmal sogar einfach so im Papierkorb unterm Büro-Schreibtisch. Dabei gehört dieses Material eigentlich in einen Aktenvernichter.

Im Altpapier von Haushalten und Unternehmen befinden sich oft Daten, die nicht nur Fremde aufmerksam macht, sondern Betrüger geradezu herausfordern. Aus diesem Grund sollte man wichtige Dokumente im Hinblick auf den Datenschutz immer vor der Entsorgung unlesbar vernichten: Doch welcher Aktenvernichter ist der richtige? Entscheidend sind dabei die Sicherheitsstufen der jeweiligen Unterlage und die Notwendigkeit, diese aus Datenschutz-Gründen vor Rekonstruierbarkeit zu schützen. Das nachfolgende Schaubild zeigt wie Sie die entsprechenden Schutzklassen ermitteln und so einen auf Ihre Datenschutz-Bedürfnisse angepassten Aktenvernichter ermitteln:

Aktenvernichter und die verschiedenen Sicherheitsstufen

Aktenvernichter: Entscheidend sind dabei die Sicherheitsstufen der jeweiligen Unterlage

Wussten sie übrigens, dass in Deutschland…

… Unternehmen gesetzlich zum Datenschutz verpflichtet sind? Jeder Einzelne muss geschützt und darf nicht in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt werden.

… das Bundesdatenschutzgesetz in §9 die technischen und organisatorischen Maßnahmen definiert, die notwendig sind, um die Gesetzesausführungen, insbesondere den Anforderungen, zu erfüllen?

… in Unternehmen, in denen mehr als neun Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, gemäß §14 BDSG ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss? Dieser muss die Einhaltung dieses Gesetzes und andere Vorschriften zum Datenschutz sicherstellen.

… Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, Aufbewahrungsfristen für Daten einzuhalten?

  • 6 Jahre: Empfangene und verschickte Korrespondenz zu allen Geschäftsvorfällen, Arbeitsverträge, Prozessakten, Betriebsprüfungsberichten im Original, behördliche Bescheinigungen, Angebote mit Auftragserfolge – alles, was zu Streitigkeiten führen könnte 
  • 10 Jahre: Eröffnungs- und Schlussbilanzen mit Gewinn- und Verlustrechnung im Original, Inventuren, Handelsbücher, Buchungsunterlagen, Jahresbeschlüsse, Projektunterlagen, Lohnsteuerunterlagen 
  • Weitere Aufbewahrungsfristen gibt es für berufsrechtliche Vorschriften. So haben z.B. für Architektenpläne, Krankenakten oder Handakten des Rechtsanwalts abweichende Fristen

… der Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der EU in der Datenschutzrichtlinie der EU festgelegt ist? Die Mitgliedsstaaten gewährleisten nach den Bestimmungen dieser Richtlinie den Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten und insbesondere den Schutz der Privatsphäre bei der Verarbeitung personen-bezogener Daten. Bei all diesen Tätigkeiten müssen die Persönlichkeitsrechte des einzelnen gewahrt bleiben, sonst macht man sich strafbar. Bei Nichteinhalten der Richtlinien zum Datenschutz muss mit Geldstrafen gerechnet werden.

… alle Unterlagen, die persönliche Informationen enthalten, professionell vernichtet werden müssen? Hierzu gehören: Lohnabrechnungen, Werbemittel mit Druckfehlern, Korrespondenz und Memos, Rechtsurkunde, Stornierte Schecks, Kontoauszüge, Computerausdrucke, Arztberichte, Steuerunterlagen, Alte Geschäftsakten, Neue Produktangebote, Kreditkartenbelege, Bewerbungsschriftwechsel, Monatsabschlüsse, Kundenlisten, Angebotsunterlagen ohne Auftragserfolge, Prospekte, Abgelaufene Kreditkarten, Abgelaufene Krankenkassenkarten.

Wenn Sie auch auf der Suche nach einem für Sie oder Ihr Unternehmen passenden Aktenvernichter sind, finden Sie hier Händler in Ihrer Nähe.

Aufbewahrungsfristen für Unterlagen im Unternehmen
Aktenvernichter und Aufbewahrungsfristen für Daten